※この記事は「2021 Asana Together アドベントカレンダー」の参加投稿です。

はじめまして。合同会社カレイドスタイルの小野梨奈と申します。

弊社は、いわゆるひとり会社という形態で、国内外で活動するフリーランスの方と、案件ごとに最適なチームを組みながら、企業のオウンドメディアの企画・運営や、経営者・アスリート・研究機関などのWebサイトやコンテンツのプロデュースを行っています。また、2009年から運営してきた女性フリーランスのための情報サイト「Rhythmoon」を進化させて、2021年10月より、女性起業家・フリーランスのオンラインコミュニティ「ホクレア(https://hokulea.style/ )」を運営しています。

カレイドスタイルでは、昨年12月からAsanaを利用しており、本記事では「フリーランスや小規模企業向けのAsanaのすすめ」として、弊社での活用方法をご紹介したいと思います。

Asana導入のきっかけは経理業務の効率&自動化

フリーランスやひとり会社だと、営業、広報、経理、人事…など本業以外の業務もすべてひとりで行わなければならないのが大変ですよね。とくに経理業務は、毎月やるべきことはほぼ同じなのに、業務優先でついつい後回しになって溜まってしまう・・・ということがないでしょうか?

私もかつてはそうでした。

そこで、Asanaアンバサダーの経理コンサルタント・矢野裕紀さんにご提案いただき、毎月の経理業務をプロジェクト化してAsanaで管理してみることに。それ以来、おかげさまで経理業務が溜まってしまうということがほとんどなくなりました。

ポイントはタスクの洗い出しと的確なプロジェクト設計

Asanaを導入するにあたり、まず、矢野さんと一緒に、毎月の経理業務のタスクの洗い出しを行い、プロジェクト設計のミーティングを行いました。そして、経理業務を「仕訳」「売上管理」「振込管理」「給与・立替経費」「損益管理」「納税」「その他」というように分解して整理し、それぞれにセクションを設けて、各セクションごとにタスクと期限を設定しました。

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そして一連のタスクは、「◯月経理作業」としてプロジェクト化して、月末になったら、翌月のプロジェクトを複製するところまでをタスクとして管理。こうすることで、Asanaのマイタスクをみると、その時期に経理業務でやるべきタスクが表示されるので、スキマ時間を活用して機械的に経理業務をこなせるようになりました。

複数の制作進行を一箇所に集約して管理

「Asanaって便利!」を実感した私は、すぐにPremiumプランにアップグレードし、いまではクライアント案件のスケジュール管理などすべてのタスク管理をAsanaで行うようになりました。

広告やコンテンツ制作案件では、指定のエクセルやスプレッドシートのフォーマットが提供される場合が多く、以前は、自社に関係のある「〆切日マイナス1日」をGoogleカレンダーの「タスク」機能を利用して入力して管理したり、エクセルをプリントアウトして目視で確認したりしていました。
つまり、タスクを一箇所で的確に管理できておらず、タスクが未着手なのか、着手済なのか、やるべきタスクの優先順位はいかほどなのかを頭の中で把握している状態でした。

そこで、Asana導入をきっかけに、ひと手間ではあるのですが、全案件のスケジュールをすべてAsanaにタスクとして取り込み、すべてのタスクを「Asanaのマイタスクを見れば確認できる」ようにしました。セクションも、「期限切れ」「今日」「明日」「近日」「後日」で設定し、優先度もひと目でわかるようにしました。

最近では、新しいツールへの苦手意識がなく信頼関係が築けているクライアントさんはゲストとして招待したり、それが難しい場合は、Instaganttを使ってPDF化したものをクライアントに共有したり、でじわじわとAsanaでのスケジュール管理の輪を広げています。

Asana使っててよかった!と思ったプロジェクト

先日、100本以上の記事を複数社で分担して制作するという案件がありました。
そのうち、カレイドスタイルでは約30本を担当することになり、進捗管理のためにスプレッドシートが共有されたのですが、正直とても見づらいし、使いづらい・・・。
Asanaの画面に慣れてしまって拒否反応が出てしまった私は、弊社担当分だけをスプレッドシートから抽出してAsanaにインポートしてプロジェクト化し、弊社側で関わるメンバーに共有することにしました。

各タスクのフィールドに、記事カテゴリー、担当編集者、担当ライターを入力し、色分けして視覚的にもわかりやすくしたのと、原稿ステータスでセクションを作り、ボード表示にすれば各記事のステータスを簡単に確認できるようにしました。そうすることで、どこで原稿がスタック状態にあるのか、視覚的にもわかりやすく管理することができました。

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ミーティングのアジェンダや議事録の記録、家族の予定管理にも


スタッフとの定例会議のアジェンダや議事録管理としても、Asanaへの移行を検討中。会議をタスクとして登録し、その日のアジェンダはサブタスクとして入力しておきます。当日は、議事録はタスクの説明部分に残し、新たに発生したタスクをすぐにカード化するというのを徹底できれば、議事録作成・共有・管理のために使っていた時間を大幅に削減でき、すぐにやるべき業務に取りかかれるのではないかなと試してみています。

そのほか、プライベートでも家族用のプロジェクトを作って、例えば、誕生日やクリスマスに向けたやることリストの管理や、「帰りあれ買ってきて」といった買い物リストの共有など、公私のすべてのTODOをAsanaに集約しています。家事をしているときに、ぱっと思いついたことを、アプリで登録できるのも便利です。

自分がやるべき業務に集中するために、その他の業務を自動的に管理できる仕組みを作る


冒頭でも書いたように、フリーランスや少規模企業の方は、本業以外の業務がたくさんあるので、自分が本当にやるべき業務に集中するために、それ以外のタスクは、なるべく自動的に管理できるような仕組みをつくっておくと便利です。そのために、Asana活用をぜひおすすめしたいのですが、ネックとなるのが「2メンバーからの契約」になる点です。私も最初は少し迷ったのですが、「えいやっ」と契約してみて思うのは、実質1人での利用も、2人分のお金を払う価値が十分にあるツールだ、ということです。

私は、Asanaの基本的な機能しか使えていないと思うのですが、それでもここまで業務を効率化できているので、もっと便利な機能や活用方法があればいろいろ試してみたい!
来年は、AsanaTogetherの勉強会にも積極的に参加して、さらに学ばせていただきながら、Asanaアンバサダーにもチャレンジできるとよいなと思っています。

2021 Asana Together アドベントカレンダーからは、他の方のAsana活用記事が読めますので、興味があれば下記のテキストリンクからぜひご覧ください。

#AsanaTogetherJP Advent Calendar 2021 - Adventar
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ホクレアは、刺激的な学びと出会いを追い風に、ビジネスを加速させながら、自分らしい働き方・生き方を追究したい女性起業家・フリーランスのまなび場です。現在、1月入会のクルーメンバーを募集しています。
https://hokulea.style/

ホクレア運営会社:合同会社カレイドスタイル


経理コンサルタント・矢野裕紀さんが運営するアカウンティングサポート株式会社